La gestión de documentos en la Administración de la Junta de Andalucía.
Llamamos gestión de los documentos a la que se realiza para incorporar en un expediente administrativo todos los documentos sobre un asunto desde que se inicia hasta que se concluye, por ejemplo, acuerdo de inicio o solicitud, en su caso, informes, alegaciones, resolución y notificación de la misma.
Documentos originales y copias.
Documento original: es el hecho por la Administración cuando resuelve un asunto. Copias: Es la reproducción de un documento original. Tipos:
1. Copias autenticadas. También llamadas copias compulsadas pueden ser de documentos administrativos y de documentos privados. Los documentos privados son los que han sido emitidos por una Organización que no es Administración Pública, como por ejemplo un Centro de Formación privado, una Asociación, etc. La realización de compulsa de documentos corresponde a los funcionarios y
funcionarias que trabajan en el órgano administrativo en el que se presenta la copia, que puede ser o no el mismo órgano que emitió el documento original.
2. Copias auténticas: Son siempre de documentos administrativos, nunca de documentos privados o de la ciudadanía. Las emite o realiza el mismo órgano administrativo que emitió o realizó el documento original. Al ser emitidas por el mismo órgano que hizo el original, tienen la misma validez que el documento original en cualquier parte que se presente.
El desglose de los documentos originales y formación de expedientes.
El expediente administrativo, es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones, que sirven para resolver un asunto (solicitud, recurso, etc.).
El expediente administrativo puede estar en soporte de papel o ser un expediente administrativo electrónico, que se guarda en equipos informáticos, de manera ordenada en ficheros, archivos y carpetas.
Los registros administrativos: presentación y tramitación.
Las solicitudes, escritos y comunicaciones que la ciudadanía envíe a los órganos de las Administraciones Públicas se podrán presentar en:
1. Los registros y buzones de los órganos administrativos.
2. Las oficinas de correos.
3. Las embajadas y consulados españoles en el extranjero.
4. Internet, a través del registro telemático de la Junta de Andalucía. En la Junta de Andalucía existen Registros Generales y Auxiliares, más los Buzones de documentos. En dichas oficinas se registran los documentos, tanto los administrativos dirigidos a la ciudadanía (registro de salida) como los de la ciudadanía dirigidos a la
Administración (registro de entrada). En las oficinas de registro se realiza una actividad de tramitación administrativa de los documentos que pasan por ella consistente en:
2. Las oficinas de correos.
3. Las embajadas y consulados españoles en el extranjero.
4. Internet, a través del registro telemático de la Junta de Andalucía. En la Junta de Andalucía existen Registros Generales y Auxiliares, más los Buzones de documentos. En dichas oficinas se registran los documentos, tanto los administrativos dirigidos a la ciudadanía (registro de salida) como los de la ciudadanía dirigidos a la
Administración (registro de entrada). En las oficinas de registro se realiza una actividad de tramitación administrativa de los documentos que pasan por ella consistente en:
1. Recoger y sellar la documentación.
2. Incluir los datos del registro de documentos en un programa informático (en la actualidad se llama “@ries”).
3. Remisión del documento registrado al órgano administrativo que debe resolver la cuestión que se solicita en el escrito registrado (entrada) o que debe cursar la notificación a la ciudadanía (salida).
