El tema 15 se refiere a las relaciones de la ciudadanía con la Junta de Andalucía. Se encuentra dentro del temario para Auxliar y lleva el título de: “Documentos de la Administración de la Junta de Andalucía. Tipos, identidad e imagen corporativa en diseño y composición de textos, recomendaciones de estilo y uso no sexista del lenguaje administrativo. Los sellos oficiales: tipos normalizados, normas de uso y control. Documentos de los ciudadanos: tipos.”


Documentos de la Administración de la Junta de Andalucía.


Los documentos son manifestaciones, normalmente escritas, que sirven como muestra o prueba de alguna actuación. Como, por ejemplo: Un certificado de empadronamiento, que sirve para demostrar donde se vive.
Son documentos porque producen efectos, sirven como prueba, demuestran algo o exigen que se actúe o cambie algo frente a terceros o en la propia organización administrativa. Por lo tanto, no son documentos los resúmenes o los apuntes.


Tipos

1. Documentos administrativos

  • Acuerdos
  • Resoluciones
  • Notificaciones
  • Oficios
  • Actas
  • Certificados
  • Informes

2. Documentos de la ciudadanía: Cuando los documentos los realizan las personas para dirigirlos a la administración pública, se llaman documentos de los ciudadanos. Puede ser solicitudes, alegaciones, recursos, entre otros.

  • Solicitudes
  • Denuncias
  • Reclamaciones
  • Alegaciones
  • Recursos
 

El Archivo, concepto y tipos de archivo. Organización, proceso y archivo de documentos administrativos.


Al hablar de Archivo puede entenderse: Como acción de archivar o tarea de ordenar y guardar los documentos y expedientes administrativos en lugares seguros. Como el lugar físico concreto en el que se guardan los expedientes administrativos.


Tipos de archivos:


1. Archivo de gestión o de oficina: Almacenamiento ordenado de los documentos que son necesarios para los procedimientos que se están tramitando. Suelen estar en las dependencias de cada oficina administrativa.
2. Archivo central o administrativo: Dependencia donde se custodian ordenadamente los documentos que se utilizaron para la gestión de un procedimiento que ya se terminó. Suele estar ubicado en una habitación independiente dentro del edificio de la Consejería o Agencia.
3. Organización del archivo. La Junta de Andalucía ha desarrollado un sistema de información, llamado “@rchivA”, para la gestión integral de los archivos. El sistema contempla el ciclo vital de los documentos: desde los Archivos de Oficina hasta los otros archivos.
4. El proceso de archivo: procedimiento que se ha de realizar por las personas empleadas públicas en las distintas dependencias administrativas para trasladar ordenadamente la documentación del Archivo de Oficina al Archivo Central correspondiente.
5. El archivo de los documentos administrativos. Es una actividad para la buena organización del archivo de oficina, que diferencia entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo informativo, que habrán de ser eliminados una vez que haya finalizado su función informativa.
 

Los sellos oficiales: tipos normalizados, normas de uso y control.


Los sellos oficiales son signos que se colocan en los documentos administrativos para indicar que estos son auténticos y que han sido emitidos por un órgano de la administración.
En la administración de la Junta de Andalucía existe una norma que establece los distintos tipos de sellos oficiales que se pueden utilizar, cuáles son sus características y cómo deben usarse.