El tema 17: el archivo para la Junta de Andalucía. Se encuentra dentro del temario para auxiliar administrativo de la Junta de Andalucía y lleva el título de: “El archivo. Concepto. Tipos de archivos. Organización del archivo. Centralización o descentralización del archivo. Normas de seguridad y acceso a los archivos. El proceso de archivo. El archivo de los documentos administrativos.”
Al hablar de Archivo puede entenderse:
1. Como acción de archivar o tarea de ordenar y guardar los documentos y expedientes administrativos en lugares seguros.
2. Como el lugar físico concreto en el que se guardan los expedientes administrativos.
Tipos de archivos:
1. Archivo de gestión o de oficina: Almacenamiento ordenado de los documentos que son necesarios para los procedimientos que se están tramitando. Suelen estar en las dependencias de cada oficina administrativa.
2. Archivo central o administrativo: Dependencia donde se custodian ordenadamente los documentos que se utilizaron para la gestión de un procedimiento que ya se terminó. Suele estar ubicado en una habitación independiente dentro del edificio de la Consejería o Agencia.
Organización del archivo.
La Junta de Andalucía ha desarrollado un sistema de información, llamado “@rchivA”, para la gestión integral de los archivos. El sistema contempla el ciclo vital de los documentos: desde los Archivos de Oficina hasta los otros archivos.
El proceso de archivo:
Procedimiento que se ha de realizar por las personas empleadas públicas en las distintas dependencias administrativas para trasladar ordenadamente la documentación del Archivo de Oficina al Archivo Central correspondiente.
El archivo de los documentos administrativos.
Es una actividad para la buena organización del archivo de oficina, que diferencia entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo informativo, que habrán de ser eliminados una vez que haya finalizado su función informativa.