El tema 21: sistemas ofimáticos en la Administración para la Junta de Andalucía. Se encuentra dentro del temario para auxiliar administrativo de la Junta de Andalucía y lleva el título de: “Sistemas Ofimáticos. Procesadores de Texto: Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración de documentos y plantillas. Manejo e impresión de ficheros. Hojas de cálculo: Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Otras aplicaciones ofimáticas.”
Sistemas ofimáticos
Un sistema ofimático es el conjunto de software (programas de ordenador) destinado a realizar las tareas propias de oficina, como pueden ser: creación de informes o envíos de correos entre departamentos y fuera de la oficina.
Para llevar a cabo todas estas tareas, nos encontramos con las siguientes herramientas:
- Procesador de texto
- Hoja de cálculo
- Gestor de bases de datos
- Gestor de gráficos o presentaciones
- Agendas y organizadores personales
- Correo electrónicoExisten programas para el trabajo de oficina de uso muy frecuente:
- Microsoft Office
- Word
- Excel
- Access
- PowerPoint
- Outlook
- Open Office
Microsoft Office es de pago y OpenOffice es gratuito.
Procesadores de texto
Son herramientas que permiten dar formato a un texto y hacer que se ofrezca una mejor apariencia.
Por ejemplo, podemos encontrar las fuentes que son los distintos tipos de letras que podemos encontrar a la hora de escribir. Por otra parte, las funcionalidades básicas de un procesador de texto se podrían agrupar en las siguientes funciones:
- Diseño de página
- Edición de texto
- Gráficas
- Avanzadas
Hojas de cálculo: principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas
Esta herramienta trata de sustituir el lápiz, el papel y la calculadora para la realización de informes numéricos. Son programas creados para convertir información desorganizada en datos organizados y realizar cálculos con ellos. Nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer facturas o por ejemplo para calcular las cuotas de un préstamo. En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos.
La hoja de cálculo es un elemento principal que utiliza Microsoft Excel para almacenar y manipular datos. Está formada por celdas organizadas en columnas
y filas y siempre forma parte de un libro.
Los nombres de las hojas aparecen como etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo. Podemos encontrar las siguientes barras de herramientas:
- Barra de menú
- Barra de botones estándar
- Barra de botones de formato
- Barra de fórmulas
- Barra de etiquetas
Otras aplicaciones ofimáticas
Base de datos: es una colección de datos relacionados entre sí, almacenados en conjunto. Para trabajar con las bases de datos se utilizan los sistemas gestores de bases de datos. Los objetos principales dentro de los SGBD son los siguientes:
- Tablas
- Registro
- Formularios
- Consultas
- Informes
Diseño de gráficos de oficina: Estos programas ofrecen la posibilidad de generar diapositivas, notas para el ponente y la proyección del documento en la pantalla del ordenador a modo película. Estos programas ofrecen:
- Inserción de imágenes
- Herramientas de dibujo
- Inserción de texto con posibilidades de resaltes
- Capacidades multimedia
- Efectos de transición
- Presentaciones
- Fondos de página predefinidos
Agendas y organizadores personales
Estas herramientas suelen disponer de las siguientes funciones:
- Libreta de citas
- Listas de tareas pendientes
- Contactos
- Eventos
Redes de comunicaciones e internet
Una red es un conjunto de dispositivos físicos y de programas mediante el cual podemos comunicar ordenadores para compartir recursos. Internet es un conjunto de redes y equipos unidos que conectan a usuarios de todo el mundo y por el que se permite transmitir datos, imágenes, música etc.
Un navegador es un programa que permite al usuario solicitar documentos o servidores en forma de página web. Por ejemplo, Internet Explorer y Google Chrome.
La búsqueda de información en Internet se hace a través de buscadores, los cuales son una gran base de datos que contienen información sobre páginas web y que facilita al usuario encontrar aquellas que tratan sobre un tema específico.
El correo electrónico: conceptos elementales y funcionamiento
Consiste en el intercambio de mensajes entre dos personas, utilizando un soporte electrónico, como es una red de comunicaciones. Elementos:
- Bandeja de entrada
- Bandeja de salida
- Elementos enviados
- Borradores
- Eliminados
Existen dos formas de trabajar con el correo electrónico:
- Clientes de correo
- Correo web
A la hora de escribir un mensaje, tenemos que indicar una serie de datos: - Para: a quién va dirigido el mensaje
- CC: a quién va dirigido la copia del mensaje
- CCO: a quién va dirigido la copia oculta del mensaje
- Adjunto: se pueden adjuntar ficheros de cualquier tipo como pueden ser
datos, imágenes, sonido, etc.